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회사 카드로 개인 비용을 결제하고, 회사 물품은 대표 개인 카드로 사는 일이 반복되면 장부와 실제 자금 흐름 사이에 차이가 생긴다. 법인은 대표 개인과 별개의 주체인 만큼 회사와 대표 사이에 오간 돈은 사용 목적과 지급 근거, 반환 여부를 구분해 기록해야 한다.

작은 결제가 쌓이자 회사 돈의 성격이 흐려졌다

회사 카드로 가족 식사비를 결제했다.

반대로 급하게 필요한 사무용품은 대표의 개인 카드로 샀다. 나중에 장부를 정리할 때 맞추면 된다고 생각했다.

처음에는 금액이 크지 않았다. 그러나 이런 결제가 몇 달 동안 반복되자 회사 통장에서 빠져나간 돈의 성격을 설명하기 어려워졌다.

장부에 기록된 비용과 실제 회사 운영에 사용한 돈 사이에도 차이가 생겼다. 통장에 잔액이 있어도 그 돈을 모두 회사 운영에 사용할 수 있는지 판단하기 어려워졌다.

회사 돈과 대표 돈을 섞어 쓰면 세무 처리만 복잡해지는 것이 아니다.

대표 자신이 회사의 실제 자금 상태를 파악하기 어려워진다.

법인은 대표와 별개의 주체다

법인은 대표가 설립하고 운영하더라도 대표 개인과 구분된다. 회사 통장에 돈이 있다고 해서 대표가 개인 통장처럼 자유롭게 사용할 수 있는 것은 아니다.

대표가 회사에서 돈을 받는다면 그 이유가 무엇인지 구분해야 한다.

보수인지, 회사가 대표에게 갚아야 할 돈인지, 배당인지, 퇴직에 따른 지급인지에 따라 필요한 근거와 회계·세무 처리가 달라진다.

대표가 회사 지분 전부를 가지고 있는 경우에도 회사 자금과 개인 자금의 구분이 필요하다.

개인사업자는 법인과 법적 구조가 다르다. 그렇다고 생활비를 사업 비용으로 처리할 수 있다는 뜻은 아니다.

사업용 계좌와 카드, 개인 계좌와 카드를 구분해야 실제 사업에서 얼마를 벌고 얼마를 썼는지 파악하기 쉽다.

카드전표가 있다고 모두 회사 비용이 되는 것은 아니다

회사 비용을 판단할 때는 거래가 실제로 있었는지뿐 아니라 사업과 관련된 지출인지도 중요하다.

카드전표나 세금계산서, 현금영수증 등은 거래 사실을 확인하는 자료가 된다. 그러나 증빙이 있다는 사실만으로 개인적인 지출까지 회사 업무 비용이 되는 것은 아니다.

예를 들어 거래처와 식사했다면 누구와 어떤 업무 때문에 만났는지 기록해 두는 것이 좋다.

같은 식당에서 같은 금액을 결제했더라도 거래처와의 업무상 식사와 가족 식사는 성격이 다르다.

따라서 회사 카드 사용 내역에는 금액만 남겨서는 부족할 수 있다.

거래 상대방과 사용 목적 등 나중에 사업 관련성을 설명할 수 있는 기록을 함께 남기는 것이 안전하다.

회사 카드로 개인 비용을 결제했다면

회사 카드를 개인적인 용도로 사용한 사실을 확인했다면 그대로 두지 않는 것이 중요하다.

먼저 결제 날짜와 금액, 실제 사용 목적을 확인해야 한다. 개인 지출이 분명하다면 회사의 정상적인 업무 비용으로 임의 처리해서는 안 된다.

대표가 해당 금액을 회사에 반환해야 하는지도 검토해야 한다. 이미 비용으로 장부에 반영했다면 회계 처리 역시 바로잡아야 한다.

구체적인 처리는 거래 내용과 회사의 회수 여부 등에 따라 달라질 수 있다.

따라서 세무 담당자에게 결제일과 금액, 실제 사용 목적, 회사 반환 여부, 장부 반영 여부, 같은 거래의 반복 여부를 정확히 전달해야 한다.

실제 사용 목적과 다른 설명을 만들거나 다른 증빙으로 대신하려 해서는 안 된다.

잘못된 결제를 발견했을 때는 사실관계를 그대로 남기고 수정하는 것이 우선이다.

개인 카드로 회사 비용을 냈을 때도 기록해야 한다

반대 상황도 있다.

회사 카드 사용이 어려운 상황에서 대표가 개인 카드로 사무용품이나 출장 관련 비용, 업무용 서비스 이용료 등을 먼저 결제할 수 있다.

실제 회사 업무에 필요한 비용이었다고 해도 기록 없이 넘어가면 장부와 실제 지출이 달라진다.

대표가 회사를 대신해 지급한 돈인지, 회사에 자금을 빌려준 것인지, 회사가 나중에 돌려줘야 할 금액인지 정리해야 한다.

최소한 결제 날짜와 금액, 구입한 물품이나 서비스, 업무와의 관련성, 증빙자료, 회사가 대표에게 반환한 금액과 날짜 등을 남길 필요가 있다.

기록하지 않으면 회사가 실제 부담한 비용이 장부에서 빠질 수 있다.

반대로 회사가 대표에게 돈을 돌려줬는데 지급 근거가 남아 있지 않다면 나중에 거래의 성격을 다시 확인해야 하는 문제가 생긴다.

대표가 회사 통장에 돈을 넣는 경우도 마찬가지다.

회사에 빌려준 돈인지, 자본으로 납입한 것인지, 기존에 받아간 돈을 반환한 것인지 구분해야 한다.

회사 통장으로 돈이 들어왔다고 모두 매출인 것은 아니다. 대표가 넣은 돈이라고 모두 자본금이 되는 것도 아니다.

가지급금은 ‘이름 없는 돈’으로 오래 두지 않아야 한다

가지급금은 돈이 먼저 지급됐지만 최종적인 계정이나 사용 목적 등이 확정되지 않은 경우 등에 임시로 사용하는 계정이다.

가지급금이 발생했다는 사실 자체만으로 곧바로 문제가 있다고 볼 수는 없다.

출장이나 업무 과정에서 일시적으로 돈을 먼저 지급한 뒤 나중에 증빙을 정산하는 상황도 있을 수 있다.

문제는 발생 이유가 불분명한 금액이 반복되고 장기간 정리되지 않는 경우다.

대표가 회사 돈을 가져갔는데 그 돈이 보수인지, 회사가 빌려준 돈인지, 개인 지출인지 명확하지 않다면 장부가 실제 자금 상태를 제대로 보여주기 어려워진다.

특히 법인세법은 특수관계인에게 회사 업무와 관계없이 지급한 가지급금 등이 있는 경우 일정 요건에 따라 이에 대응하는 차입금 이자의 손금산입을 제한한다.

따라서 가지급금은 연말에 계정 이름만 바꾸는 방식으로 접근하기보다 발생 원인과 실제 사용처, 반환 여부를 확인해야 한다.

대표 보수도 지급 근거를 먼저 정해야 한다

대표가 생활비가 필요할 때마다 회사 통장에서 돈을 가져가고 나중에 모두 급여로 정리하는 방식도 피해야 한다.

임원에게 지급하는 보수와 상여는 회사가 적용받는 법률과 정관, 주주총회·이사회 결의, 급여지급기준 등을 확인해야 한다.

현행 법인세법 시행령은 임원 상여금 가운데 정관이나 주주총회·사원총회·이사회 결의로 정한 급여지급기준을 초과한 금액은 손금에 산입하지 않도록 규정하고 있다.

배당 역시 급여와 같은 돈이 아니다. 배당 가능한 이익과 회사법상 절차 등을 따로 확인해야 한다.

퇴직급여도 실제 퇴직 여부와 회사 규정, 세법상 인정 범위를 확인해야 한다.

결국 대표에게 돈이 지급됐다는 사실보다 왜 지급했는지가 먼저 정리돼 있어야 한다.

회사 돈의 경계를 지키는 다섯 가지 방법

복잡한 세법을 모두 외우기보다 일상적인 자금 관리 원칙부터 정해두는 편이 현실적이다.

첫째, 회사 카드와 개인 카드를 구분한다.

회사 업무에 필요한 비용은 회사 카드로 결제하고 개인적인 생활비는 개인 카드로 처리한다.

둘째, 회사 계좌와 개인 계좌를 나눈다.

사업 관련 수입과 지출은 정해진 사업용 계좌를 중심으로 관리한다. 대표에게 정기적으로 지급할 돈이 있다면 지급 성격과 기준을 먼저 정한다.

셋째, 결제한 날 사용 목적을 기록한다.

시간이 지나면 거래 상대방과 사용 이유를 기억하기 어렵다. 업무상 식사나 출장 등 설명이 필요한 비용은 결제할 때 관련 내용을 함께 남긴다.

넷째, 대표와 회사 사이에 오간 돈을 별도로 관리한다.

대표가 회사에 넣은 돈과 회사가 대표에게 지급한 돈은 금액만 적지 말고 이유와 반환 여부까지 기록한다.

다섯째, 카드와 계좌 내역을 정기적으로 확인한다.

결산 때까지 기다리지 말고 설명하기 어려운 지출을 주기적으로 확인한다. 개인 지출이나 잘못 분류된 거래를 발견했다면 세무 담당자와 확인해 신속히 바로잡는다.

생존경영 포인트

회사 돈을 개인 돈처럼 사용하면 세무 문제만 생기는 것이 아니다.

회사가 실제로 얼마를 벌고 썼는지 알기 어려워지고, 운영에 사용할 수 있는 현금도 잘못 판단할 수 있다.

회사 비용에는 업무와의 관련성을 설명할 근거가 필요하다. 대표에게 지급한 돈에는 지급 이유와 절차가 필요하다. 대표가 대신 낸 돈에도 회사가 왜, 얼마를 돌려줘야 하는지 기록이 있어야 한다.

이번 주에는 최근 한 달의 회사 카드와 계좌 내역을 확인해보자.

개인 지출이 섞여 있지 않은지, 대표와 회사 사이에 오간 돈 가운데 이유를 바로 설명하기 어려운 거래가 없는지 살펴볼 필요가 있다.

가지급금이 있다면 잔액만 확인하지 말고 발생 이유와 정리 계획도 함께 점검해야 한다.

회사 돈과 개인 돈의 경계가 분명해야 장부를 믿을 수 있다. 장부를 믿을 수 있어야 대표도 그 숫자를 바탕으로 다음 결정을 내릴 수 있다.

다음 편에서는 직원 한 명을 채용할 때 월급 외에 회사가 부담해야 하는 비용을 살펴본다. 4대보험과 퇴직급여, 업무 장비, 교육 기간뿐 아니라 급여와 업무 범위를 어떤 기준으로 정해야 하는지도 다룬다.